賈雷:如何提升煤企辦公室服務水平
如何提升煤企辦公室服務水平
大家都知道，辦公室是一個單位的綜合行政機構(gòu)，是承上啟下、溝通左右、協(xié)調(diào)各方的中樞，是聯(lián)系基層、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，是展示單位形象的窗口。辦公室的職能履行和工作效率如何，直接影響到單位的辦事效率和形象。那么扎實搞好綜合服務工作，則是各項工作的前提和基礎。
一、推出了精準確認看板工作制
為了在會務管理、工作落實、車輛管理方面較好開展工作，我們制訂了會議精準確認、日工作確認、車輛調(diào)配統(tǒng)計看板，更好的服務于辦公室中心工作。
1.會議精準確認。根據(jù)不同的會議規(guī)格，我們要求會議籌備人員從環(huán)境衛(wèi)生，資料準備，電子設備完好，是否需要準備茶水、稿紙、筆、桌簽等一整套環(huán)節(jié)流程對照看板進行精準確認，確保會議籌備到位，不出現(xiàn)任何差池。
2.當日工作看板。堅持每天召開辦公室工作例會，對當天重要事務、課題、備忘重點等進行牌板登記，逐一處理落實，養(yǎng)成今日事、今日畢。當天下班前對照牌板查看各項工作是否完成、落實到位。同時評選出今日最優(yōu)秀及最差的員工，回味今天干的最出色的工作或失誤的地方。
3.車輛調(diào)配統(tǒng)計看板。為了降低礦公用經(jīng)費，嚴格加強公車管理。我們要求每天調(diào)度會后用車領導、部門提前告知辦公室。辦公室根據(jù)時間、地點安排車輛，能拼車的拼車使用。外出車輛及時在看板上登記去向，清晰、便捷的反映當日出車信息。
在王村有這樣一句標語“蓬勃的王村是軍營，卓越的員工是軍人”，礦井也一直遵循半軍事化管理，在日常的生活和工作中嚴格要求。
1.軍禮制。各項政策規(guī)章的出臺，辦公室更應該帶頭執(zhí)行。在上級領導檢查、來賓參觀等過程中，我們敬軍禮致意問好。在辦公室組織的各項會議中，從點名、答到、起立、敬禮、禮畢等各環(huán)節(jié)也嚴格按軍事化要求執(zhí)行。
2.復命制。再好的安排如果得不到回復和落實，那么都將流于形式。在辦公室內(nèi)部，大家都能對安排的工作及時匯報進展情況;礦領導安排落實的工作，由辦公室及時落實督辦并及時復命，匯報完成情況;對各部門、基層之間的問題或事務，也要求在第一時間配合或答疑釋惑。
三、扎實的業(yè)務功底提升服務水平
1.背誦電話號碼。在王村煤礦，大家都知道辦公室人員(包括司機)都能夠熟背礦所有座機、中干以上領導手機號碼，這其實也是新人來辦公室工作考核的基本條件之一。也許大家覺得沒有這個必要，其實不然，這是對大家學習和適應能力的一種最好考驗。在日常工作中更是給予大家很多方便，隨口報號為大家提供便捷。
2.寫工作日志。學習使人進步，平時我們在寫筆記、記周記的基礎上，辦公室人員都堅持寫工作日志，記錄一天繁瑣的事務。從日志中感受一天工作的充實，尋找工作中的失誤，為后面的工作積累經(jīng)驗。辦公室事務比較雜，可能忙了一天最后還覺得什么也沒干，但小小的工作日志就是對我們最好的梳理。
3.學習專業(yè)知識。在新的經(jīng)濟常態(tài)下，職工工資拖欠，導致了一系列的矛盾和糾紛，對辦公室信訪穩(wěn)定工作無疑是最大的考驗，每天可能要面對形形色色的人，解決各種各樣的事。平時我們要求辦公室人員學習寬泛的專業(yè)知識。比如工傷、保險、勞動法、工資分配、相關法規(guī)政策等等，這才能在政策范圍內(nèi)去作解釋工作，去化解矛盾，維護礦區(qū)大局穩(wěn)定。這也練就了大家遇事獨當一面的本領和能力。
四、規(guī)范整潔的地面標準化管理
1.去向告知牌。在每個辦公室的門上都貼有一張去向告知牌，上面有本人照片、職務、電話號碼、離開時間、返回時間、去向事由，清晰的反映了本人不在辦公室時的工作狀況。方便外來辦事人員聯(lián)系，避免造成不必要的誤會和麻煩，也較好的維護了辦公室服務基層的良好形象。
2.定置管理。在礦會議室，我們對所有座椅根據(jù)參會人員逐一進行了定置編碼，中層以上干部參加會議都有自己的固定座位，除非遇特殊情況我們臨時調(diào)整。這讓開會的秩序更加的規(guī)范、有序。辦公室里，從大的擺放、到柜子抽屜整理、再到私人物品，都有嚴格要求和定置，辦公室始終保持干凈整潔、整齊劃一。
3.劃分責任。當前形勢下，辦公室人員都相對緊張。從辦公室打掃到日常保持，我們除了文職人員外、司機也每人負責一個辦公室或會議室。大家早晨都是提前上班時間20分鐘到礦，嚴格按礦地面標準化管理要求打掃、整理，哪個責任區(qū)出現(xiàn)問題對責任人從當天考核上扣分。
五、充分利用新媒體服務各項工作
1.學習感悟。在參加國資委舉辦的政工師中級職稱培訓中，有一節(jié)課是新媒體知識的應用，可以說受益匪淺。老師一開始面對面建群為學員發(fā)送紅包，一方面活躍了傳統(tǒng)的培訓課堂氣氛，一方面為這批學員搭建了一個交流溝通平臺，更重要的是拉近了我們彼此的距離、增加了感情。
2.日常應用。自公司(局)綜合辦公室OA系統(tǒng)運行以來，大家已感受到他帶來的便利。特別是基層領導在外出情況下，可以直接查看文件內(nèi)容，過去的請示再不需要呈送紙質(zhì)文件等等。
其實新媒體的能量非常強大，我們要接觸新的事物并學會運用。在我們辦公室，我們有微信群，同時也建立了中干微信群，有什么緊急通知或事務，隨時可以落實處理。買火車票、訂機票、手機充值、轉(zhuǎn)賬等都在通過電子商務操作，不管是工作還是個人生活，都感受到了實惠和便捷。
六、用“三心”持續(xù)提升服務水平
要切實提高辦公室的服務水平，除自身能力外，還應當有待人之愛心、處事之細心和進步之恒心。
1.待人之愛心，會激發(fā)和端正你的行為，讓大家對你多一份敬意和信賴，成為職工朋友真正的貼心人。
2.處事之細心，教育處事時，要良苦用心，敢負責任，成就杰作，讓你變得更加優(yōu)秀和出色。
3.進步之恒心，讓我們敢于涉險灘、敢啃硬骨頭，越是棘手問題，越有激情和斗志，不斷到達勝利的彼岸。
紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。做一名合格的辦公室人員，就應當在實踐中尋找工作的樂趣和真諦，在實踐中不斷的蛻變和完善，也讓我們在本次學習和交流中都能夠得到提升。最后，我也衷心的祝愿各位領導、各位同仁在今后的工作和生活中身體健康、工作順利、萬事如意!
