為有效保護(hù)和利用證件，防范風(fēng)險，特制定本規(guī)定，本規(guī)定適用于培訓(xùn)科所保存的所有證件及證書。
一、職責(zé)
(一)各部門、員工均有保護(hù)證件的責(zé)任和義務(wù)。
(二)培訓(xùn)科負(fù)責(zé)證件的整理、保管、登記、建立臺帳及到期更換，確保證件的持續(xù)有效、安全和方便利用。
(三)證件的相應(yīng)管理人員負(fù)責(zé)證件的保管、復(fù)審、年審、變更工作并建立相應(yīng)的資料臺帳。
二、管理流程
(一)整理辦法
1、培訓(xùn)科各類證件的原件進(jìn)行保管，個人手中留存復(fù)印件。
2、根據(jù)證件類型、有效期、年審期分類歸檔整理。
(二)借用程序
員工不得隨意外帶個人證件的原件，因工作需要必須借用證件原件的，應(yīng)填寫《證書原件借用申請單》經(jīng)培訓(xùn)科簽批同意后方可借用，并在承諾歸還日期內(nèi)歸還;到期不能歸還的，需重新續(xù)簽《證件原件借用申請單》外單位須經(jīng)礦長簽批后借用。經(jīng)辦人對所借用證件原件必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。如有違反給予相應(yīng)處罰并賠償造成的一切損失。
(三)被借用的證件原件由培訓(xùn)科進(jìn)行登記，注明借用人、借用證件的名稱、原因、借用時間、借用期限。
(四)檔案備份及預(yù)警制度
1、所有證件必須掃描備份，建檔和保存。
2、培訓(xùn)科進(jìn)行證件預(yù)警工作，在證書復(fù)訓(xùn)、換證、前3個月通知相關(guān)單位或個人。
