煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔要求和整理方法

　　煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔要求和整理方法

　　內(nèi) 容 提 要

　　v 建設(shè)項(xiàng)目文件的幾個(gè)基本概念

　　v 煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目文件的收集

　　v 煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目文件的整理

　　v 煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔要求

　　煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、整理、立卷工作是沿用1994年原煤炭工業(yè)部印發(fā)《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》，該規(guī)則對(duì)煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集范圍和分類予以明確。1998年國(guó)家檔案局、原國(guó)家計(jì)委發(fā)布《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限進(jìn)行了規(guī)定。2002年國(guó)家檔案局頒布了《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28—2002)，再次修改和明確了建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍和保管期限。

　　2006年國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委印發(fā)了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，明確規(guī)定：“項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”。這一系列的規(guī)則出臺(tái)，使項(xiàng)目檔案工作更加規(guī)范化、制度化，進(jìn)一步明確了檔案工作在項(xiàng)目建設(shè)中的職責(zé)和地位，也使項(xiàng)目檔案工作有章可循，有法可依。

　　第一章 建設(shè)項(xiàng)目文件的幾個(gè)基本概念

　　建設(shè)項(xiàng)目文件：是指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等，并以紙質(zhì)、膠片、光磁盤載體等形式存在的全部文件。包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。

　　1.單項(xiàng)工程

　　指具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件，可以獨(dú)立組織施工，建成后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。如：煤礦基建項(xiàng)目的礦井、洗煤廠、鐵路專用線、辦公樓、宿舍樓等。

　　2.單位工程

　　指具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件，可以獨(dú)立組織施工，但建成后不能獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。如：煤礦基建項(xiàng)目的巷道、峒室、井底車場(chǎng)等。(進(jìn)行檔案收集整理先確定單位工程數(shù)量)

　　3.項(xiàng)目前期文件

　　指開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過(guò)程中形成的文件。煤礦基建前期項(xiàng)目文件重要的有：國(guó)家發(fā)改委的立項(xiàng)核準(zhǔn)，國(guó)土資源部門采礦許可，煤炭部門的設(shè)計(jì)審批、設(shè)計(jì)勘查、安全專篇，屬地審批的征地、拆遷補(bǔ)償協(xié)議等。

　　4.項(xiàng)目施工文件

　　指項(xiàng)目施工過(guò)程中形成的反映項(xiàng)目建筑、安裝情況的文件。主要有開工報(bào)告，技術(shù)交底，原材料及構(gòu)建出廠證明質(zhì)量鑒定，設(shè)計(jì)變更通知，施工記錄等。

　　5.項(xiàng)目監(jiān)理文件

　　指監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目工程質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行控制的文件。主要有監(jiān)理協(xié)議，工程材料復(fù)查報(bào)告，工程質(zhì)量記錄、質(zhì)量事故處理記錄，監(jiān)理日志月報(bào)等。

　　6.項(xiàng)目竣工圖

　　指項(xiàng)目竣工后按照工程實(shí)際情況所繪制的圖紙。歸檔前要求加蓋竣工圖章和有關(guān)責(zé)任人簽字。

　　7.項(xiàng)目竣工文件

　　指項(xiàng)目竣工時(shí)形成的反映施工(指建筑、安裝)過(guò)程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的文件，主要由項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工圖和監(jiān)理文件組成。

　　(煤礦基本建設(shè)的礦、土、安單位工程都應(yīng)該有竣工資料和竣工圖?，F(xiàn)在施工單位在竣工時(shí)移交的多是已裝訂成冊(cè)的竣工資料。)

　　8.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件

　　指項(xiàng)目竣工后試運(yùn)行中以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件(有安全、工程質(zhì)量，環(huán)保、消防、勞保、檔案竣工驗(yàn)收資料)。

　　9.項(xiàng)目文件歸檔

　　建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位在項(xiàng)目完成時(shí)向建設(shè)單位或受委托的承包單位移交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件;項(xiàng)目建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)將項(xiàng)目各階段形成并經(jīng)過(guò)整理的文件定期報(bào)送檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　10.項(xiàng)目檔案

　　指經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。

　　項(xiàng)目文件資料經(jīng)過(guò)分類、整理、加蓋歸檔章、編制檔號(hào)、裝入檔案盒，在檔案盒上填寫案卷名、檔號(hào)、盒號(hào)，填寫備考表，編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄，形成的項(xiàng)目檔案。

　　第二章 煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目文件的收集

　　一、項(xiàng)目文件的收集

　　項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，項(xiàng)目文件的形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。這段話表述意思是建設(shè)單位與施工單位、監(jiān)理單位簽訂工程合同時(shí)應(yīng)將項(xiàng)目文件收集整理移交作為合同條款一項(xiàng)內(nèi)容予以確定

　　(舉例)。

　　1.煤礦基建項(xiàng)目各階段文件收集與各方職責(zé)

　　凡是反映煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的重要的職能活動(dòng)，具有考查利用價(jià)值的各種載體的文件，都應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。

　　一般煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目主要涉及四方面單位，一是建設(shè)單位，二是設(shè)計(jì)單位，三是施工單位，四是監(jiān)理單位。按照這四方面職責(zé)進(jìn)行項(xiàng)目文件收集

　　(1)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的前期文件，應(yīng)由建設(shè)單位各承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累;勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察設(shè)計(jì)文件的收集、積累，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。

　　前期資料(F.11)主要有可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境預(yù)測(cè)、立項(xiàng)審批文件。煤礦立項(xiàng)審批文件主要有國(guó)家發(fā)改委審核的立項(xiàng)核準(zhǔn)文件，國(guó)土資源部門審批的采礦許可文件，環(huán)境保護(hù)部門審批的環(huán)境影響報(bào)告批復(fù)，煤炭部門的審批的礦井設(shè)計(jì)，安全專篇，礦長(zhǎng)資格證、礦長(zhǎng)安全資格證，工商管理部門注冊(cè)的企業(yè)名稱核準(zhǔn)，屬地審批的征地批復(fù)，拆遷補(bǔ)償協(xié)議，前期與施工、監(jiān)理單位簽訂的招投標(biāo)合同，工程管理文件，以及竣工驗(yàn)收后取得的煤炭生產(chǎn)許可證等。

　　勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集礦井設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)批復(fù)文件及資料(項(xiàng)目概算、機(jī)電設(shè)備概算、設(shè)計(jì)圖紙等)。煤田地質(zhì)(E.12)煤田地質(zhì)地形圖、煤田地質(zhì)勘探圖、煤田地質(zhì)儲(chǔ)量圖等，煤礦地質(zhì)(E.13 )井筒柱狀圖、井底車場(chǎng)、運(yùn)輸巷道、通風(fēng)巷道、采區(qū)等地質(zhì)剖面圖，水文地質(zhì)(E.14)，礦區(qū)測(cè)繪(E.23 ) 地形測(cè)量、三角測(cè)量、高程測(cè)量等 ，礦井測(cè)繪(E.24) 井上下對(duì)照?qǐng)D、采區(qū)測(cè)繪等，工程測(cè)量(E.25)設(shè)備安裝測(cè)量、貫通測(cè)量、建筑物沉降測(cè)量等資料。

　　(2)項(xiàng)目施工階段形成的文件，凡項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理，并提交總包單位匯總;凡由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件。

　　施工階段:

　　礦建工程(F.12)資料，主要有主、付井井筒、巷道、井底車場(chǎng)、各類硐室、采區(qū)的施工、竣工資料;

　　工業(yè)建筑(F.13)主要有主、付井井口、絞車房、皮帶走廊、煤倉(cāng)、洗煤廠、通風(fēng)機(jī)房、壓風(fēng)機(jī)房、排矸系統(tǒng)、變電所、機(jī)修車間、安全監(jiān)測(cè)調(diào)度中心等施工、竣工資料;

　　民用建筑(F.14)有辦公樓、宿舍樓、浴池、沖燈房、鍋爐房、食堂、給排水管網(wǎng)、污水處理、礦區(qū)廣場(chǎng)等施工、竣工資料。

　　安裝工程(F.15)主要有主、付井架安裝，井口設(shè)備安裝，井筒、井底機(jī)械設(shè)備安裝，提升機(jī)房設(shè)備安裝，排矸設(shè)備安裝，井上下變電所設(shè)備安裝，地面空氣壓縮機(jī)房、通風(fēng)機(jī)房設(shè)備安裝，消防泵房、井上、下排水設(shè)備安裝等資料。

　　除有其他約定，施工單位負(fù)責(zé)編制竣工資料和竣工圖;項(xiàng)目監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集、積累，并負(fù)責(zé)審核施工單位項(xiàng)目檔案收集情況。

　　(3)項(xiàng)目調(diào)試及試運(yùn)行階段形成的文件，由試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累;項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理資料的收集、積累由項(xiàng)目器材供應(yīng)部及財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)收集。

　　設(shè)備儀器(H)主要是開箱資料，有合格證書，質(zhì)量證書、使用說(shuō)明，設(shè)備圖紙，裝箱目錄等，按照采掘、運(yùn)輸、提升、通風(fēng)、壓風(fēng)、排水、安全監(jiān)測(cè)等系統(tǒng)由設(shè)備科進(jìn)行收集。

　　財(cái)務(wù)資料主要有財(cái)務(wù)憑證(K.11)、賬簿(K.12)、報(bào)表(K.13)、工資(K.14)等，財(cái)務(wù)資料可分種類按年度順序收集。

　　(4)職工檔案(L) 有職工名冊(cè)，勞動(dòng)合同，健康體檢檔案等。

　　(5)特殊載體類(M)有照片、光盤、錄像帶、實(shí)物。

　　2.項(xiàng)目文件收集時(shí)間

　　各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集;凡是引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先登記歸檔，再行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。項(xiàng)目檔案收集工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。如：設(shè)計(jì)審批完成后及時(shí)向檔案部門移交設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。每一階段工程完成后移交竣工資料，購(gòu)置設(shè)備到貨開箱時(shí)移交隨機(jī)資料。

　　3.項(xiàng)目文件質(zhì)量要求

　　(1)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備。

　　(2)需永久、長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

　　(3)復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合存檔質(zhì)量的要求。

　　(4)錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。

　　(3-5年應(yīng)重新翻錄以防消磁)

　　(5)長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

　　4.收集過(guò)程中存在的問(wèn)題

　　(1)煤炭基本建設(shè)項(xiàng)目單位多是新組建單位，各項(xiàng)檔案制度尚未建立，缺乏項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)和收集整理意識(shí)，給檔案驗(yàn)收工作造成一定困難。(瑤嶺煤礦)

　　(2)煤炭基本建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)，從勘查、申報(bào)、審批到竣工驗(yàn)收少則三、五年，多則十余年，文件收集跨度時(shí)間長(zhǎng)，中間多有變更，給檔案收集造成一定困難。

　　(3)煤炭基本建設(shè)項(xiàng)目要求工程進(jìn)行招投標(biāo)，單項(xiàng)工程多、標(biāo)段多、合同協(xié)議多，參加施工單位多，給項(xiàng)目資料收集造成一定困難。

　　(4)檔案工作沒(méi)有與項(xiàng)目建設(shè)同步管理，檔案收集整理滯后。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，才知道有項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，驗(yàn)收前突擊收集整理，缺少施工單位、監(jiān)理單位把關(guān)，缺少驗(yàn)收前工程圖紙資料審查把關(guān)，收集的材料圖紙全面性、準(zhǔn)確性不確定。

　　(5)項(xiàng)目檔案收集不完整，不規(guī)范，項(xiàng)目檔案缺項(xiàng)缺材料。容易缺項(xiàng)的檔案有：文書檔案，財(cái)務(wù)檔案，合同協(xié)議，設(shè)備資料、聲像檔案等。檔案內(nèi)容不規(guī)范情況有：請(qǐng)示與批復(fù)不符，目錄與檔案內(nèi)容不符，標(biāo)題與材料不符，圖紙與實(shí)物不符，缺少設(shè)計(jì)變更通知等。

　　(6)收集存檔的無(wú)效文件。重要材料收集的是復(fù)印件，缺少原件，缺少檔案法律效力。收集到原件但缺少責(zé)任人簽字、蓋章，造成存檔無(wú)效文件。例如：竣工圖、竣工資料缺少竣工圖章和責(zé)任人簽字等。

　　二、項(xiàng)目竣工文件的編制(一般了解)

　　項(xiàng)目施工及調(diào)試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同規(guī)定的要求編制項(xiàng)目竣工文件。

　　1.竣工文件編制要求

　　(1)竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。主要內(nèi)容有：施工綜合管理文件、測(cè)量文件、原始記錄及質(zhì)量評(píng)定文件、材料(構(gòu)、配件)質(zhì)量保證書及復(fù)試文件、測(cè)量(調(diào)試)及隨工檢查記錄、建筑及安裝工程總量表、工程說(shuō)明、竣工圖、重要工程質(zhì)量事故報(bào)告等。

　　(2)根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》及項(xiàng)目實(shí)際情況，進(jìn)一步收集所缺少的重要文件;文件數(shù)量未滿足合同或協(xié)議規(guī)定份數(shù)的，應(yīng)按要求復(fù)制補(bǔ)齊。

　　(3)對(duì)施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行核實(shí)，并按要求修改或補(bǔ)充標(biāo)注到相應(yīng)的文件上。

　　(4)與施工圖有關(guān)的設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)洽商和材料變更可與竣工圖編在一起，也可以單獨(dú)組卷，但應(yīng)由項(xiàng)目主管部門或建設(shè)單位作出統(tǒng)一規(guī)定。

　　(5)凡為易褪色材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的并需要永久和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。

　　2.竣工圖編制要求

　　各項(xiàng)新建、改擴(kuò)建、技術(shù)改造項(xiàng)目，在項(xiàng)目竣工時(shí)要編制竣工圖。項(xiàng)目竣工圖應(yīng)由施工單位(包括總包和分包單位)負(fù)責(zé)編制。如行業(yè)主管部門規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認(rèn)可責(zé)任。

　　(1)竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況。

　　(2)按施工圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。

　　(3)一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖上更改，加蓋并簽署竣工圖章。

　　(4)涉及結(jié)構(gòu)形式、平面布置、項(xiàng)目等重大改變及圖面變更面積超過(guò)35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號(hào)，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章。

　　(5)同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說(shuō)明中注明;不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制。

　　(6)建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)或委托有資質(zhì)的單位編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。

　　(7)竣工圖圖幅應(yīng)按GB/T 10609.3要求統(tǒng)一折疊(手風(fēng)琴式)。

　　(8)編制竣工圖總說(shuō)明及各專業(yè)的編制說(shuō)明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況。

　　3.竣工圖章的使用

　　(1) 竣工圖章的內(nèi)容、尺寸如下圖所示，圖章長(zhǎng)80毫米寬60毫米。

　　編制單位

　　竣 工 圖

　　編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期

　　監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人

　　(2)所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章?？⒐D章中的內(nèi)容填寫應(yīng)齊全、清楚，不得代簽。

　　(3)行業(yè)主管部門規(guī)定由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，可在新圖中采用竣工圖標(biāo)，并按要求簽署竣工圖標(biāo)?？⒐D標(biāo)的內(nèi)容格式由行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定。

　　(4)竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。

　　4.竣工圖的審核

　　(1)竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時(shí)要及時(shí)修改和補(bǔ)齊。

　　(2)竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。

　　(3)竣工圖按單位工程、裝置或?qū)I(yè)編制，并配有詳細(xì)編制說(shuō)明和目錄。

　　(4)竣工圖應(yīng)使用新的或干凈的施工圖，并按要求加蓋并簽署竣工圖章。

　　(5)一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊(cè)的，應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊(cè)中，或在備考表中說(shuō)明。

　　(6)國(guó)外引進(jìn)項(xiàng)目、引進(jìn)技術(shù)或由外方承包的建設(shè)項(xiàng)目，外方提供的竣工圖應(yīng)由外方簽字確認(rèn)。

　　第三章 煤炭基本建設(shè)項(xiàng)目文件的整理

　　一、項(xiàng)目文件的整理

　　1.項(xiàng)目文件整理的職責(zé)

　　(1)建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位(建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理等)進(jìn)行整理。

　　(2)建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按年度整理。設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行(生產(chǎn))文件及驗(yàn)收文件，按項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理。

　　(3)勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。

　　(4)施工文件、檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定按單位工程整理。

　　(5)監(jiān)理文件按建設(shè)項(xiàng)目的專業(yè)、階段進(jìn)行整理。

　　(6)設(shè)備資料、招投標(biāo)資料應(yīng)由建設(shè)單位整理;竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件、工程事故處理文件由施工單位整理。

　　2.項(xiàng)目文件的組卷

　　組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系;分類科學(xué)，組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求

　　(1)管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間組卷;項(xiàng)目施工文件、竣工文件按單項(xiàng)工程、單位工程組卷，按照礦建工程、工業(yè)建筑、民用公用建筑、設(shè)備布置安裝各個(gè)單位工程順序組卷，項(xiàng)目竣工圖放在各工程竣工資料的后面;設(shè)備文件按采掘、運(yùn)輸、提升、通風(fēng)、壓風(fēng)、排水、安全監(jiān)測(cè)等系統(tǒng)設(shè)備的臺(tái)件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料實(shí)驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。

　　(2)案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長(zhǎng)。

　　3.案卷與卷內(nèi)文件的排列

　　(1)管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。

　　(2)施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列。

　　(3)設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。

　　(4)竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。

　　(5)卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后;批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;譯文在前，原文在后;正件在前，附件在后;印件在前，定(草)稿在后。

　　4.案卷編目

　　(1)卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫

　　卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁(yè)面均應(yīng)編寫頁(yè)號(hào);頁(yè)號(hào)編寫位置，單面書寫文件在右下角;雙面背面在左下角;圖樣的頁(yè)號(hào)編寫在右下角;成套圖樣或印刷成冊(cè)文件，不必重新編寫頁(yè)號(hào);各卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。

　　(2)卷內(nèi)目錄的編制

　　卷內(nèi)目錄由序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)和備注等組成。

　　——序號(hào)：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依此標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號(hào);

　　——文件編號(hào)：應(yīng)填寫文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào),或設(shè)備項(xiàng)目代號(hào);

　　——責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者;

　　——文件題名：應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱;

　　——日期：應(yīng)填寫文件形成日期;

　　——頁(yè)號(hào)：應(yīng)填寫每份文件首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào);

　　——備注：根據(jù)需要填寫。

　　(3)案卷封面和脊背的編制

　　案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，主要內(nèi)容如下：

　　——案卷題名，應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱、代字、代號(hào)及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號(hào)和名稱等;項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)(包括代號(hào))相符;歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文;

　　——立卷單位，應(yīng)填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門;

　　——起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期;

　　——保管期限，應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限;

　　——密級(jí)，應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級(jí);

　　——檔號(hào)，應(yīng)依據(jù)建設(shè)單位提供的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)方案，填寫檔案的項(xiàng)目代號(hào)、分類號(hào)和案卷流水號(hào)。

　　案卷脊背，應(yīng)填寫保管期限、檔號(hào)和案卷題名或關(guān)鍵詞。

　　案卷封面及脊背地檔號(hào)，暫用鉛筆填寫;移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。

　　(4)卷內(nèi)備考表

　　——卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，不同載體文件的數(shù)量(見示例)，說(shuō)明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等;

　　示　例：

　　文字材料20件，100頁(yè)，照片10張，附圖1張。

　　——卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后;

　　5.案卷裝訂要求

　　(1)文件材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式;圖紙可不裝訂，但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。

　　(2)卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。

　　(3)單份文件裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁(yè)右上方加蓋、填寫檔號(hào)章。檔號(hào)章內(nèi)容有：檔號(hào)、序號(hào)。

　　(4)外文資料應(yīng)保持原來(lái)的案卷及文件排列順序、文號(hào)及裝訂形式。

　　6.卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料

　　(1)卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種。其外表規(guī)格為310mm×220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm，用牛皮紙板雙裱壓制。

　　(2)案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為297mm×210mm，A4紙。

　　(3)卷盒和卷內(nèi)表格印制應(yīng)清晰端正。

　　7.聲像材料整理

　　聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說(shuō)明，對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。

　　二、項(xiàng)目文件的歸檔

　　1.項(xiàng)目文件歸檔要求

　　(1)建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后，將經(jīng)整理、編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

　　(2)根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過(guò)竣工驗(yàn)收后與竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。

　　(3)歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程;真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項(xiàng)目文件質(zhì)量要求。

　　2.項(xiàng)目文件的歸檔審查

　　施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集、編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確、情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審;經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　3. 項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間

　　除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔。

　　第四章 煤炭基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔整理

　　一、項(xiàng)目檔案的歸檔整理

　　全部項(xiàng)目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)進(jìn)行或組織，其內(nèi)容包括：

　　1.建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則，以及項(xiàng)目實(shí)際情況，設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的工程檔案分類編號(hào)體系(大綱或分類方案)。大中型項(xiàng)目按工程或?qū)I(yè)進(jìn)行分類，下設(shè)屬類。小型項(xiàng)目直接按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類。

　　按照《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》，煤炭基本建設(shè)檔案設(shè)置二級(jí)類目加案卷順序號(hào)，一級(jí)類目用英文字母標(biāo)識(shí)，二級(jí)類目用數(shù)字標(biāo)識(shí)，案卷順序號(hào)按數(shù)字排列。示例：F.12.15

　　F 一級(jí)類目，表示基本建設(shè)類;

　　12 二級(jí)類目，基本建設(shè)類的礦建工程

　　15 案卷順序號(hào)，礦建工程的第15卷(件)

　　小型煤礦項(xiàng)目單位工程比較少，直接用一級(jí)類目加案卷順序號(hào)。示例：F.15

　　F 一級(jí)類目，表示基本建設(shè)類;

　　15 案卷順序號(hào)，基本建設(shè)類第15卷(件)

　　2.依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號(hào);建設(shè)單位(并責(zé)成設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位)可先用鉛筆臨時(shí)填寫檔案號(hào)。

　　3.對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目后，編制打印項(xiàng)目檔案案卷目錄及檔案整理情況說(shuō)明。

　　4.負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格。

　　二、項(xiàng)目檔案的移交

　　1.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項(xiàng)目正式通過(guò)竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交。

　　2.辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，應(yīng)明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù);建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。(課程到此結(jié)束)