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應(yīng)急資料檔案管理制度

作者:煤礦安全網(wǎng) 2021-10-11 09:07 來源:煤礦安全網(wǎng) 應(yīng)急 資料 檔案 檔案管理 管理 管理制度 制度

為進一步規(guī)范應(yīng)急資料檔案管理,不斷完善應(yīng)急救援資料,便于查找和利用,特制定本制度

第一條 公司在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的正式文件及文件的附件,由公司檔案室負責。

第二條 公司檔案室應(yīng)認真做好應(yīng)急各類檔案資料的保全、保管和提供利用工作。

第三條 凡有存檔價值的應(yīng)急資料或按規(guī)定應(yīng)予存檔入庫的資料,必須嚴格的歸類存檔。

第四條 檔案管理要做好防火、防盜、放光、防霉、防塵、防蟲、防鼠、放高溫高濕等方面工作,確保檔案安全

第五條 在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導部門間的往來文件,包括請示、報告、項目立項、重要函件、應(yīng)急救援合同等,由牽頭的責任部門負責。

第六條 凡屬文件、應(yīng)急預(yù)案、宣傳、信息、總結(jié)等各種類別文字材料、圖標、聲像、照片等,分別按有關(guān)要求整理歸檔。

第七條 在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的各種文字材料,如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計劃總結(jié)、會議紀要、應(yīng)急物資臺帳、應(yīng)急救援隊伍臺帳等,由調(diào)度室應(yīng)急辦負責。

第八條 公司在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的各種基礎(chǔ)材料,如應(yīng)急預(yù)案學習培訓資料、現(xiàn)場處置方案、現(xiàn)場處置演練資料等,由基層單位負責。

第九條 已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔,任何人不得隨意留存。

第十條 歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件、附圖),按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。

第十一條 存檔文件必須為原件。

第十二條 應(yīng)急資料必須配備專用資料廚,分類排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

第十三條 對于存儲電子文件資料時,要及時進行備份。一套保存,一套用于查閱。

第十四條 對于文件資料涉密的圖紙、資料,要單獨存放,無關(guān)人員不準接觸,工作人員要嚴守機密。

第十五條 應(yīng)急檔案提供利用,需嚴格遵守保密制度,不能隨意離開查閱室;外單位來查閱未開放檔案時,除持有單位介紹信外,還需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準方可查閱。

第十六條 做好應(yīng)急檔案利用登記和銷毀記錄,搞好信息反饋,及時總結(jié)檔案利用的經(jīng)驗,存進公司應(yīng)急檔案管理

第十七條 應(yīng)急資料保存期限不少于2年,檔案管理部門定期對檔案進行鑒定,對于保存期限已滿的材料,按規(guī)定進行銷毀。

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