紅巖煤業(yè)檔案管理制度
二〇一一年十月
一、紀檢、監(jiān)察檔案放入專用櫥柜，由專人管理。
二、檔案管理人員負責檔案登記、整理、收存、保管、辦理借閱手續(xù)等項工作。
三、建立檔案查閱索引部冊、借閱登記簿，做到管理有章、整理有序、查閱有方。
四、檔案管理人員要認真負責，堅持借還規(guī)定，凡需借閱檔案的人員都必須憑單位黨組織的介紹信。并要辦理借閱登記手續(xù)。
五、借閱檔案介紹信必須寫清借閱的檔案。通過查閱檔案弄清什么問題，否則不得借閱和摘抄。
六、檔案管理人員必須嚴格核對借閱人摘抄的材料。所摘抄材料必須與介紹信中內(nèi)容相關聯(lián)，與檔案原件文字完全相同，否則不予簽署意見加蓋公章，并當即將摘抄材料收回銷毀。
七、收回被借閱檔案時，必須當著借閱人檢查原件，防止原檔案出現(xiàn)少頁、破損、改變原貌等問題，一般不準將檔案帶出檔案室。不按時歸還的，必須及時索要。
八、檔案管理人員要向借閱人介紹檔案借閱規(guī)定，并對其進行保密教育。
1、歸檔范圍：凡是記述和反映本單位基本建設、生產(chǎn)技術和自然科學研究活動等，具有保存價值的科技文件材料，都應當歸檔。
2、歸檔時間：一般分為隨時和定期兩種。工程竣工交接驗收時，可在鑒定合格后歸檔；科研技術文件材料，可在一項科研題目完成或告一段略后歸檔；水文地質(zhì)測繪等資料半年歸檔一次。
3、歸檔份數(shù)：一般科技文件材料1份，重要的資料和使用頻繁的科技文件材料2份。
4、歸檔要求：凡歸檔的科技文件材料，紙張優(yōu)良，線條、字跡要清楚，簽署應完備，科技文件材料收集齊全、準確。
5、歸檔手續(xù)：歸檔的科技文件材料，必須進行系統(tǒng)管理，組成保管單位（卷、冊、袋、盒），并編制移交目錄一式兩份；向科技檔案室移交時按目錄清點，交接雙方簽字蓋章。
技術檔案保密制度
1、執(zhí)行國務院的保密條例，做好保密工作。
2、嚴守黨和國家機密，不得隨意與無關人員談及保管檔案資料范圍、內(nèi)容、數(shù)量及庫房位置、設備等情況。
3、嚴格執(zhí)行機密檔案資料借閱審批手續(xù)，認真審查借閱人的證件；在指定閱讀時，不得隨意抄錄；確需抄錄時，須交分管領導批準或管理人員同意，方可在指定地點，抄在專用保密本上。
4、下班時注意關窗鎖門，桌上的文件資料應入柜，嚴防丟失；私人筆記本內(nèi)禁止記載有關檔案資料的機密事宜，嚴禁檔案資料隨身攜帶到公共場所和親友家中。
5、經(jīng)鑒定需要銷毀的資料和無使用價值的臺帳、卡片、目錄不得任意丟棄，必須造冊，報經(jīng)領導批準后，會同保衛(wèi)部門進行銷毀。
技術檔案借閱管理制度
1、本礦人員一般在室內(nèi)借閱，如需借出應認真填寫借閱登記薄，期限十天，到期不能歸還者，須辦理續(xù)借手續(xù)。
2、本公司以內(nèi)及其他單位（包括實習生）來檔案室借閱一般科技檔案，須持介紹信，經(jīng)礦有關業(yè)務科室同意后，到科技檔案室辦理借閱手續(xù)，到期后或離礦前即時歸還；如不能按期歸還，由礦有關科室負責追回。
3、絕密和機密檔案資料，原則上不準借出；特殊情況需借出時，由利用者提出申請，經(jīng)總工程師批準后方可借出。
4、外單位（包括協(xié)作單位、實習生等）來礦索取、摘抄地測科技資料和其它具有保密性資料，索取人應持本單位正式介紹信，說明用途、數(shù)量、范圍，經(jīng)礦地測科科長、技術科科長同意，礦總工程師審查批準后，方可提供；批準外單位來我礦抄錄的地測資料，必須抄在保密記錄本中，并在借閱本上注明。否則，不準帶出抄錄的資料。
5、凡借出的機密、絕密資料和地測數(shù)據(jù)等，未經(jīng)批準，檔案利用人不準擅自供給外系統(tǒng)；否則，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)或造成損失的，要追究責任。
6、科技檔案在借閱期間，利用者應精心愛護和妥善保管，不允許在檔案上劃線條做標記，不準拆散、涂改和玷污，絕對保持檔案的完整無損。
7、本礦人員借出的科技檔案，到期不還又不辦理續(xù)借手續(xù)者，超過5天，罰款50元；損壞或丟失檔案者，視檔案價值，除給予100—200元罰款外，建議有關單位給予行政處分；外單位需借出的檔案資料，必須預先辦理手續(xù)，并交押金50—200元。
8、本礦職工在辦理退休、調(diào)動工作手續(xù)時，要在檔案室辦理清還手續(xù)。
