宏程公司多舉措完善檔案資料管理

宏程公司多舉措完善檔案資料管理

為進(jìn)一步規(guī)范完善日常資料管理，提高資料檔案的查找率和利用率，晉能控股煤業(yè)集團(tuán)朔煤宏程公司多舉措完善資料檔案的數(shù)據(jù)收集管理工作。

一、明確職責(zé) 專人專辦

為確保資料檔案的規(guī)范性完整，該公司依據(jù)責(zé)任到人的原則，每項(xiàng)資料都有專人負(fù)責(zé)，通過專人專辦原則使得歸檔人員更方便準(zhǔn)確的把好資料準(zhǔn)入關(guān)口，減少因檔案資料轉(zhuǎn)手多人而出現(xiàn)的重復(fù)性和誤差性。通過對(duì)歸檔專人的培訓(xùn)使得大家更加明確的切實(shí)抓好資料審批，整理、裝訂、歸檔的工作流程。

二、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)范內(nèi)容

該公司檔案科定期隨時(shí)對(duì)入檔資料進(jìn)行逐一核對(duì)，查漏補(bǔ)缺，整理歸檔。據(jù)悉目前檔案科對(duì)公司各科室、分公司的資料進(jìn)行集中統(tǒng)一整理，保管歸檔以件為單位檔案1200余件、卷宗57卷、電子檔案檔案60多GB、手工圖紙8盒....所有入檔資料該科室按要求統(tǒng)一錄入電子數(shù)據(jù)庫并制作封面、檔案盒、封條等內(nèi)容，確保每份檔案都能保存完好。同時(shí)公司要求員工在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、努力實(shí)現(xiàn)檔案資料規(guī)范化、具體化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、健全管理 建立機(jī)制

該公司建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格建立健全檔案相關(guān)的收集、整理、歸檔、查閱、讀取等各個(gè)環(huán)節(jié)的制度，確保每項(xiàng)工作都有章可循。并將檔案管理成效納入日常工作范圍，不定期對(duì)公司所以資料進(jìn)行自查，及時(shí)查缺補(bǔ)漏缺，確保做到面對(duì)各類調(diào)取查閱都能隨時(shí)進(jìn)行。

據(jù)悉該公司將不斷努力提高員工對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)優(yōu)化檔案管理辦法，提升員工工作效率，努力實(shí)現(xiàn)檔案資料使用的準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性、高效性，為宏程公司有序推進(jìn)各項(xiàng)工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（通訊員：李超逸 ps:圖片后附）