一、檔案保管制度
為了維護(hù)檔案的完整與安全，防止檔案的損壞，最大限度地延長其使用壽命，特制定檔案保管制度：
1、檔案保管要貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，要有適宜保存檔案的庫房、櫥具和切實(shí)可行的檔案“八防”措施，庫房內(nèi)溫度要爭取控制在14-24度，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45-65%
2、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊一致，橫豎成行，排列時(shí)應(yīng)于窗戶垂直，如沿墻排列，櫥具背面與墻的間隔不小于8厘米，以便于通風(fēng)降溫，庫房內(nèi)櫥具應(yīng)按要求編號(hào)。
3、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙及放置易燃、易爆危險(xiǎn)物品以及對(duì)檔案保護(hù)不利的其它物品，做到專室專用。
4、庫房內(nèi)應(yīng)使用白織燈作照明光源、不宜使用熒光燈，以減少紫外線對(duì)檔案的損害。
5、提高警惕、加強(qiáng)保密觀念，出入庫房要注意關(guān)門落鎖，下班前要將門窗、照明及其它設(shè)備全部關(guān)閉。
6、保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，按時(shí)記錄庫房內(nèi)濕度，定期檢查，補(bǔ)充殺蟲滅菌藥物。
7、對(duì)庫藏檔案要定期進(jìn)行檢查、核對(duì)、做到帳物相符。對(duì)字跡變退、破損的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
8、要建立健全卷宗(內(nèi)容主要有立卷說明、卷宗介紹、分類方案、檢查記錄、交接憑證等)，以便對(duì)卷宗內(nèi)檔案的管理。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國保密法》嚴(yán)格遵守《保密守則》，切實(shí)保證檔案的安全管理。
2、凡查閱密級(jí)的檔案，應(yīng)按劃密規(guī)定掌握使用，嚴(yán)格控制保密范圍。
3、檔案工作人員對(duì)案卷內(nèi)容不準(zhǔn)隨意談?wù)摶蛘?、外傳，不?zhǔn)以通信或任何方式泄漏檔案機(jī)密。
4、檔案工作人員不得任意將案卷帶出檔案庫房(室)。
5、工作中形成的帶有字跡的 廢紙，不得隨意亂丟，應(yīng)集中存放、銷毀。
6、到期應(yīng)銷毀的案卷、資料，按手續(xù)報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由兩人監(jiān)銷處理。
三、檔案查閱制度
1、機(jī)電運(yùn)輸科內(nèi)部人員借閱本部門的資料，需辦理借閱登記手續(xù)。
2、機(jī)電運(yùn)輸科以外的單位人員借閱資料，須持本單位介紹信，并經(jīng)機(jī)電運(yùn)輸科主任工程師同意批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。
3、借閱技術(shù)資料一般情況下不得帶出資料室，但確因工作需要帶出時(shí)，最多不超過一個(gè)星期。如到期不歸還時(shí)，須續(xù)辦續(xù)借手續(xù)。外單位人員必須交納100元抵押金后方能借閱。
4、借閱技術(shù)資料人員不得隨意將該資料轉(zhuǎn)借他人，不經(jīng)機(jī)電運(yùn)輸科主任工程師同意，不得復(fù)印、抄錄。
5、借閱資料人員必須愛護(hù)資料，不得擅自涂改、撕毀、損壞資料，不得遺失、泄密。
6、借閱資料人員到期歸還資料時(shí)，嚴(yán)格履行檢查手續(xù)，如果發(fā)現(xiàn)資料有涂改、撕毀、損壞、遺失現(xiàn)象，將按情節(jié)輕重，隊(duì)組內(nèi)部人員給予罰款，外單位人員從抵押金中扣除罰款。
四、檔案立卷歸檔制度
1、按照《中人民共和國檔案法》、《山西省檔案條例》，本單位工作活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的文件材料由檔案部門協(xié)助有關(guān)科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔，任何人不得無故拒絕歸檔，國家規(guī)定不得歸檔的材料，不得歸檔。
2、檔案人員將應(yīng)歸檔的不同載體的文件材料，按歸檔范圍及時(shí)進(jìn)行收集，做到文件印件與定稿齊全;請(qǐng)示與批復(fù)齊全;正文與附件齊全;會(huì)議文件齊全;圖紙與文字說明齊全;照片與底片齊全;帳薄與憑證齊全。
3、凡是應(yīng)歸檔的文件材料，要求字跡工整、清晰、不得用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、彩筆書寫或簽發(fā)文件。不符合要求者，應(yīng)及時(shí)退回返工復(fù)制，以確保質(zhì)量。
4、收集上半年度文件材料的立卷、歸檔工作，一般應(yīng)于7月底前全部完成，科學(xué)技術(shù)項(xiàng)目完成后2 個(gè)月歸檔，并按要求辦理交接手續(xù)。
