山能西北公司大恒煤業(yè)激活培訓(xùn)檔案效能 ?提高檔案管理信息化水平
山能西北公司大恒煤業(yè)激活培訓(xùn)檔案效能 提高檔案管理信息化水平
劉麗梅
山東能源西北公司大恒煤業(yè)建立健全安全培訓(xùn)檔案管理制度，促進培訓(xùn)檔案規(guī)范管理，通過建立和完善安全培訓(xùn)檔案管理制度，明確歸檔范圍、借閱、轉(zhuǎn)遞等內(nèi)容。按照相關(guān)規(guī)定制定安全培訓(xùn)、員工職業(yè)健康檔案管理制度，將安全培訓(xùn)與職業(yè)健康標準精細到每一個環(huán)節(jié)，精準到每一名員工，確保各項工作有章可循、有據(jù)可依。通過實行培訓(xùn)檔案編碼管理，設(shè)置標識規(guī)范統(tǒng)一，按照編排有序、檔案連續(xù)的原則立卷、編號，建立安全培訓(xùn)、健康檔案一人一檔，一人一編碼，一檔一目錄。同時配置顯著、統(tǒng)一的檔案編號及文字標識，建立檔案索引，提高檔案管理效率。
一、培訓(xùn)檔案管理的意義
歲月無聲，檔案有痕。大恒煤業(yè)公司通過實施安全培訓(xùn)檔案精細化管理、員工健康檔案標準化管理，有效提高了培訓(xùn)檔案、員工健康檔案管理的精度與準度，更好地發(fā)揮了人事、培訓(xùn)、職業(yè)衛(wèi)生檔案“寫實簿”“活字典”的作用，進一步激活檔案資源服務(wù)于公司安全培訓(xùn)、服務(wù)于員工身體健康、服務(wù)于案例生產(chǎn)的原則。
公司嚴格按照“一人一檔、一檔一號、一人一標簽”的歸檔辦法，使用統(tǒng)一檔案盒和檔案柜存放檔案，對員工基本信息、學(xué)歷、安全培訓(xùn)教育時間、學(xué)習(xí)內(nèi)容、學(xué)習(xí)效果、特種作業(yè)操作資格培訓(xùn)、健康檔案等內(nèi)容進行補充完善，同時采取紙質(zhì)版與電子版相結(jié)合方式，對員工安全培訓(xùn)檔案逐一進行梳理、核實。通過專人管理、嚴格把關(guān)、注重實效，部門負責(zé)人現(xiàn)場督導(dǎo)，確保了檔案內(nèi)容的真實性、完整性和時效性，達到了“檔案采集規(guī)范、整理標準統(tǒng)一、存放整齊有序”的目標，進一步提高了檔案科學(xué)化、信息化管理水平，實現(xiàn)了安全培訓(xùn)定期管理、動態(tài)管理，健康管理精準化，
二、夯實檔案基礎(chǔ)管理，著力推進培訓(xùn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化
公司安全培訓(xùn)部門按文件要求建立健全職工安全培訓(xùn)檔案管理體系，完善檔案管理制度，并積極開展職工安全教育培訓(xùn)，提升案例從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)。為準確掌握每位員工的學(xué)習(xí)狀況，并真實反映員工的案例培訓(xùn)學(xué)習(xí)效果及水平，公司為400余名員工建立了員工終身案例培訓(xùn)檔案。將檔案資料分類收集、及時歸檔。嚴格檔案材料移交接收工作，把好安全培訓(xùn)檔案“入口關(guān)”。履行檔案借閱審批登記程序，配備檔案專柜、消防設(shè)施，將精細化管理落實落細。持續(xù)檔案數(shù)字化管理，推進工作提質(zhì)提效，將各類檔案通過電子掃描、上傳系統(tǒng)，建立紙質(zhì)檔案和電子檔案互補并存的管理模式，定期更新數(shù)據(jù)信息，便捷檔案日常查詢使用，全面提高檔案管理質(zhì)量和效率。
三、提升安全培訓(xùn)檔案的綜合利用率，讓檔案“活”起來。
公司一方面重視對員工的安全教育、安全文化培訓(xùn)，強化員工的安全學(xué)習(xí)水平提升與安全意識提高，努力提長全員安全操作技能，并確保員工的安全知識更加豐富、安全技能不斷提高、安全文化自覺不斷上升，真正實現(xiàn)由“要我安全”到“我要安全”的轉(zhuǎn)變。以區(qū)隊為單位分工種為每位員工建立學(xué)習(xí)檔案，內(nèi)容包括員工的姓名、年齡、籍貫、家庭情況、所屬工種、崗位及個人學(xué)習(xí)培訓(xùn)記錄等19項個人相關(guān)資料，并附本人照片。以后，該員工每參加一次學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，就在本人培訓(xùn)檔案上作一次記錄并由培訓(xùn)主辦人員簽字確認，確保學(xué)習(xí)效果。
四、安全培訓(xùn)檔案記錄安全培訓(xùn)的“六法”。
沒有“尊重”就沒有“尊嚴”，沒有“關(guān)愛”就沒有“溫暖”。大恒煤業(yè)突出以“尊重”為核心、以“關(guān)愛”為載體、以“和順”為目標的人本案例培訓(xùn)管理體系建設(shè)，致力統(tǒng)一干部員工思想和行動“一體化”，打造企業(yè)與員工命運“共同體”，凝聚起企業(yè)改革發(fā)展的合力，形成職工“有尊嚴、受關(guān)愛、有動力”的和諧文化管理濃厚氛圍。
(一)儀式滲透法。安全培訓(xùn)檔案記錄了每一個員工安全教育培訓(xùn)過程，培訓(xùn)效果，體現(xiàn)每一名員工在各個崗位上，通過培訓(xùn)增強職工對安全理念的神圣感和使命感。(二)誦讀滲透法。安全培訓(xùn)檔案記錄了每一名員工在班前會、員工安全會等會議上，專題案例培訓(xùn)的過程，通過各種形式的滲透，在員工先學(xué)一步、學(xué)深一步的基礎(chǔ)上，向員工宣講解讀，開展形式多樣的討論領(lǐng)悟。(三)考試滲透法。記錄每一名員工通過參加不同層面的安全文化考試考核，檢查每個員工對安全理念的掌握程度。(四)典型滲透法。以實際典型，包括公司安全管理正反兩方面典型，形成實例引導(dǎo)，讓正面典型放光，讓反面典型曝光，大力營造愛崗敬業(yè)樹標桿，你追我趕創(chuàng)安全的良好氛圍。(五)傳媒滲透法。安全培訓(xùn)檔案記錄著每一名員工利用公司網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄、微信等宣傳媒體，創(chuàng)造性地開展安全訪談、安全文化論壇等一系列特色專題專欄，營造濃厚安全文化氛圍的過程。(六)協(xié)管理安全滲透法。工會、共青團等組織發(fā)揮各自優(yōu)勢，組織豐富多彩的理念滲透活動，形成齊抓共管的格局。
為了落實《大恒煤業(yè)深入開展全員素質(zhì)提升活動實施方案》(大恒煤業(yè)發(fā)【2023】和《關(guān)于開展安全生產(chǎn)“大學(xué)習(xí)、大培訓(xùn)、大考試”專項行動》(大恒煤業(yè)發(fā)【2023】，制定了“帶兵培訓(xùn)”計劃，每周組織1次“帶兵培訓(xùn)”;通過山能e學(xué)網(wǎng)絡(luò)平臺和線下結(jié)合的方式進行素質(zhì)提升工作。目前已經(jīng)組織了19場“帶兵培訓(xùn)”，培訓(xùn)人數(shù)356人(次);利用山能e學(xué)網(wǎng)絡(luò)平臺進行學(xué)習(xí)，累計學(xué)習(xí)1142人(次);集中組織創(chuàng)傷急救、心肺復(fù)蘇培訓(xùn)2次：共計培訓(xùn)109人;組織工程技術(shù)人員和安全生產(chǎn)管理人員參加了由山東能源集團舉辦的《大斷面巷道布置與高強支護是實現(xiàn)深部安全高效開采的有效途徑》視頻講座;組織35名管理人員集中收聽觀看了由朔州市應(yīng)急局組織的“空中大講堂”第一期講座，其它班組長以上的管理人員利用APP頁進行了收聽觀看。
五、安全培訓(xùn)檔案記錄著培訓(xùn)的“廣、深、高、速”境界，推進安全文化落地。
在推進大恒煤業(yè)安全文化進程中，公司建立了員工思想動態(tài)分析和信息披露制度，通過員工安全培訓(xùn)檔案、健康檔案，著重記錄了員工安全培訓(xùn)的“廣度、深度、高度、速度”，記錄了員工的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)效果，記錄員工的身體綜合素質(zhì)，記錄了員工培訓(xùn)的廣度、深度、高度、速度，切實將安全文化落實到具體工作中。通過教育培訓(xùn)的開展，大力弘揚一線員工甘于吃苦、無私奉獻、任勞任怨的勞模精神、工匠精神，積極營造“尊重、和諧”的濃厚氛圍，讓員工切身感受到尊重和關(guān)愛，更好的助力礦井持續(xù)發(fā)展。
一方面強化培訓(xùn)是員工的“第二福利”，另一方面，創(chuàng)造“尊重”的工作環(huán)境和的工作氛圍，對于員工工作積極性的影響遠遠大于工資薪酬的提升。圍繞改善員工的工作生活環(huán)境，大恒煤業(yè)積極采取了一系列措施，對純凈水設(shè)備進行改造;對高層公寓室內(nèi)用品進行了更換，增添了新棉被;補充了食堂服務(wù)人員，對食堂設(shè)備進行更新，提高了服務(wù)標準;投資160萬元對高層公寓進行了供暖系統(tǒng)、手機無線上網(wǎng)改造，為員工業(yè)余生活提供了極大便利。
六、落實“尊嚴+關(guān)愛”的”溫度”。
為做好2022--2023年度員工職業(yè)健康體檢工作，大恒煤業(yè)制定了詳細的體檢安排，細化到分幾批、車輛如何安排，留崗人員安全生產(chǎn)工作，跟班干部等，確保體檢結(jié)果真實反映員工的健康狀況，及時調(diào)整個別員工的工作崗位，避免因為身體原因在現(xiàn)場發(fā)生意外，確保安全生產(chǎn)萬無一失。體檢嚴格遵照國家有關(guān)規(guī)定，對查出問題的員工及時督促小病就要開始治療，確保每名員工對自己的身體健康狀況了如指掌;公司將所有參檢員工的檢查報告存入員工個人職業(yè)健康檔案，實行“一人一檔”管理，目的就是將“尊嚴與關(guān)愛”落到實際，讓員工感受到企業(yè)的溫暖。
創(chuàng)新管理就是為了突破，就是為了改變，就是為了有所求、有所為、有所不為。大恒煤業(yè)在安全培訓(xùn)過程中，以檔案管理為載體，通過定量與定性分析員工參與安全培訓(xùn)的全過程、安全培訓(xùn)的結(jié)果等內(nèi)容，做到經(jīng)?？隙▎T工的價值，讓員工真正體會到自己被足夠重視，使員工全身心積極的投入到自身崗位中，實現(xiàn)崗位價值，為企業(yè)貢獻力量。每年評選安全培訓(xùn)優(yōu)秀員工給予獎勵，此舉凝聚了人心，提振了士氣，溫暖了人心，營造了員工與企業(yè)“同呼吸、共命運，始終在一起”的和諧共融氛圍。通過廣開言路，納諫聽議，讓員工“知無不言，言無不盡”，毫無保留的為企業(yè)發(fā)展積極建言獻策。礦井為員工創(chuàng)造發(fā)言條件，用心去接受、尊重員工提出的每一條意見、建議，并及時落實反饋給員工，讓每位員工從心底里體會“當家作主”，更多地為企業(yè)管理出謀劃策，為企業(yè)發(fā)展盡心盡力。2022年---2023年，公司對員工提出并采納的20多項合理化建議給予落實，間接創(chuàng)造經(jīng)濟效益九百萬元以上，同時，對20多名員工進行了獎勵，從而提升了“尊嚴+關(guān)愛”的”溫度”。
七、激活檔案管理的效果
公司通過員工安全培訓(xùn)檔案化管理，分析員工的綜合素質(zhì)，大力實施 高素質(zhì)人才計劃。在薪酬分配中，積極調(diào)動班組關(guān)鍵崗位、核心員工的工作主動性，對能夠解決技術(shù)難題的技能人才、創(chuàng)新人才予以傾斜，最大限度體現(xiàn)他們在技術(shù)、技能、創(chuàng)新方面的價值。根據(jù)日常工作能力和業(yè)務(wù)水平對班組所有綜掘機司機和支護工進行評級認證，最高為五級、最低為一級。在工資分配中按照級別高低給予不同檔次的倍數(shù)傾斜，五級最高可享受1.5倍補貼，讓技能越突出的職工獲得更高工資。同時，他們根據(jù)職工工作情況每月一次“爭星晉級”考核，對工作突出、業(yè)務(wù)進步快的給予更高級別認證，享受更高倍數(shù)補貼。通過推行崗位晉級，班組職工主動學(xué)好業(yè)務(wù)、干好工作的氛圍濃厚。
安全文化與企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展是相互相通的，是指一種以和諧為思想內(nèi)核和價值取向，融思想觀念、理想信仰、社會風(fēng)尚、行為規(guī)范、制度體制于一體的一種文化形態(tài)。創(chuàng)新員工安全培訓(xùn)檔案管理，是構(gòu)建企業(yè)安全文化，發(fā)揮安全文化對經(jīng)濟和企業(yè)發(fā)展的巨大內(nèi)驅(qū)力，不僅是適應(yīng)塑造當代中國精神形象的需要，也是推進我國社會和諧發(fā)展的必然要求。完成了全礦495名從業(yè)人員安全培訓(xùn)教育登記、身份證明、歷次培訓(xùn)統(tǒng)計及考核成績等資料的歸檔整理。
大恒煤業(yè)在員工安全培訓(xùn)檔案管理中，“嚴”字為首，壓實檔案管理責(zé)任，由專人負責(zé)培訓(xùn)檔案的整理、分析、運用、提檔等工作;“準”字為基，避免出現(xiàn)檔案整理“繡花功”。確保培訓(xùn)檔案全覆蓋、無遺漏，切實做到從嚴、從實、從細。同時，對所有在冊人員建立一人檔的培訓(xùn)清單，為安全培訓(xùn)工作的開展打下堅實基礎(chǔ);“實”字為本，扎實開展檔案運用工作。截至目前，對495份員工培訓(xùn)紙質(zhì)檔案重新進行梳理分類。以檔案管理創(chuàng)新為契機，下步，要大力創(chuàng)建“三型九力”質(zhì)效黨建賦能發(fā)展品牌，推進“融合提升”形勢任務(wù)教育，唱響“團結(jié)一致向前看、凝心聚力謀發(fā)展”的主旋律。踐行山能文化，樹立“安全、創(chuàng)新、綠色、擔當、卓越”的核心價值觀，深化“大道至簡、恒久長安”的特色理念，以文化力提升凝聚力，激發(fā)戰(zhàn)斗力;在內(nèi)穩(wěn)外和中匯聚和諧發(fā)展“正能量”。堅持以人為本的發(fā)展思想，通過書記“民意”微信、“信訪接待日”等渠道，及時傾聽職工呼聲、回應(yīng)職工關(guān)切、解決職工困難;廣泛開展職工喜聞樂見、有益身心健康的業(yè)余文體活動，進一步提升職工幸福指數(shù)，建設(shè)“有溫度的大恒”。通過把安全文化的切入點在班組發(fā)力，凝聚“細胞工程”，把著力點放在現(xiàn)場運用，把落腳點體現(xiàn)在安全效益方面，加強“兩化融合”管理，以西北礦業(yè)班組長論壇為起點，吸納借鑒先進做法，向著安全零事故、生產(chǎn)零漏洞、質(zhì)量零缺陷、設(shè)備零故障、物耗零浪費、崗位零差錯的“六零”目標邁進，推動大恒煤業(yè)綜合管理再上新臺階。
作者：山東能源西北公司大恒煤業(yè)
