1.目 的
1.1保守檔案機(jī)密。檔案機(jī)密是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)檔案信息進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。
1.2維護(hù)員工檔案信息材料的完整性，防止材料丟失損壞，這是檔案管理的主要任務(wù)。
1.3便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
2.基本內(nèi)容
建立健全保管制度是員工檔案信息有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度、檢查核對(duì)制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計(jì)制度。
2.1材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。
2.2檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證員工檔案信息完整性。檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：
突發(fā)事件之后，對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后。
2.3轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：
?、偃〕鰬?yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;②在檔案底賬上注銷;③填寫《轉(zhuǎn)遞員工檔案信息材料的通知單》; ④按發(fā)文要求包裝、密封。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。
3.員工檔案利用制度
3.1建立員工檔案信息利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過(guò)程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
3.2建立員工檔案信息利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對(duì)工作人員的基本要求。
4.人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
4.1查閱;這是人事檔案利用的主要方式。
4.2借出使用。借出須滿足一定的條件，比如：本領(lǐng)導(dǎo)需要查閱員工檔案信息;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。
4.3出具證明材料。這也是員工檔案信息部門的功能之一。出具的證明材料可以是員工檔案信息部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是員工檔案信息材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。
5.員工檔案信息利用的手續(xù)
在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)員工檔案信息完整安全的重要保證。
5.1查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后，由員工檔案信息部門審核批準(zhǔn)。員工檔案信息部門對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。
5.2外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。 再次員工檔案信息部門對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。 然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。
最后，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。
5.3出具證明材料的手續(xù)：?jiǎn)挝?、部門或個(gè)人需要由員工檔案信息部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位(部門)開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章;其次，員工檔案信息部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由員工檔案信息部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
