會計檔案管理標準
QG/XQ0429-2009
一、適用范圍
本標準規(guī)定了會計檔案的管理范圍與責任部門、會計檔案的立卷、歸檔和保管、會計檔案的查閱、會計檔案的銷毀、各種會計檔案的保管期限等標準內容，適用于對會計檔案的過程管理。
二、標準內容
(一)會計檔案的管理范圍與責任部門
1.會計檔案是全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據，是經濟機密的信息庫，包括：會計憑證、會計賬簿、會計報表和有關會計核算專業(yè)資料。
2.會計檔案管理工作由財務科和檔案管理業(yè)務部門共同負責，進行業(yè)務領導、監(jiān)督與檢查。
(二)會計檔案的立卷、歸檔和保管
1.每年形成的會計檔案都必須由財務科按照檔案管理要求，負責整理立卷或裝訂成冊，當年會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務科保管一年，期滿之后，由財務科編造清冊，移交給本單位的檔案管理部門保管。
2.財務科經辦人員必須按期將應歸檔的會計檔案全部移交給檔案管理部門，不得自行封包保存。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒絕。
3.檔案管理部門接受的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同財務科經辦人共同拆封整理，以分清責任。檔案管理部門對違反會計檔案管理制度的行為，有權進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的應當報告本單位領導或內部審計部門，必要時應報告財政審計機關進行嚴肅處理。
4.對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
5.撤銷、合并單位和建設單位完工后的會計檔案，應隨同單位的全部檔案，一并移交給指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
(三)會計檔案的查閱
1.建立會計檔案查閱登記清冊。
2.查閱會計檔案需經財務科長或單位領導批準后，方可辦理查閱手續(xù)。
3.會計檔案查閱人員不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
4.會計檔案查閱人員不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況需經單位領導批準，需要復制會計檔案的，需經財務科長或單位領導批準后方可復制。
(四)會計檔案的銷毀
1.會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務科共同鑒定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報本單位領導審查后，向集團公司財務部申請。對于其中未了結債權債務的原始憑證和涉及外事的會計憑證應單獨抽出，另行立卷。未了結債權債務的原始憑證由檔案管理部門保管至結清債權債務時為止，涉及外事的會計檔案及建設單位建設期間的會計檔案不得銷毀，永久保存。
2.經過批準銷毀會計檔案時，應同檔案管理部門、審計部門和財務部門共同派員監(jiān)銷。銷毀會計檔案前，監(jiān)銷人員應認真進行清點核對，銷毀后在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報告一份交本單位領導，另一份交檔案管理部門存查。
(五)各種會計檔案的保管期限
根據財政部《會計基礎工作規(guī)范》會計檔案管理辦法所列附表(見附件)執(zhí)行。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
三、信息傳遞
(一)本標準輸入信息
1.會計原始憑證、記賬憑證和匯總憑證;
2.銀行存款余額調節(jié)表;
3.現金和銀行存款日記賬、總賬等會計賬簿;
4.固定資產管理卡片;
5.會計報表等。
(二)本標準輸出信息
1.會計檔案保管、移交清冊;
2.會計檔案銷毀記錄。
附件
各種會計檔案保管期限
順序 檔案名稱 保管期限 備 注
一、會計憑證類
1 原始憑證、記賬憑證和匯總憑證 15年
其中：涉及外事和對私改造的會計憑證 永久
2 銀行存款余額調節(jié)表 5年
二、會計賬簿類
3 日記賬 15年
其中：現金和銀行存款日記賬 25年
4 明細賬 15年
5 總賬 15年 包括日記總賬
6 固定資產卡片 固定資產報廢清理后保存5年
7 輔助賬簿 15年
8 涉及外事和對私改造的會計賬簿 永久
三、會計報表類 包括各級主管部門的匯總會計報表
9 主要財務指標快報 3年 包括文字分析
10 月、季度會計報表 3年 包括文字分析
11 年度會計報表(決算) 永久 包括文字分析
四、其他類
12 會計移交清冊 15年
13 會計檔案保管清冊 永久
