檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
QG/XQ0517-2009
一、制定依據(jù)
本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)以下規(guī)范的相關(guān)條款：《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《會計檔案管理辦法》、《永煤集團(tuán)有限責(zé)任公司歸檔文件整理辦法(試行)》。
二、適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案管理中歸檔、保管、統(tǒng)計、借閱、保密、功能信息傳遞、評價等管理內(nèi)容，適用于檔案管理的實施過程。
三、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容
(一)文件材料的形成與歸檔
1.各項管理工作中形成的文件材料，由各單位按業(yè)務(wù)范圍，指定人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。歸檔的文件材料必須保持完整性和成套性，必須準(zhǔn)確地反映礦基建、生產(chǎn)、科研和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程，必須符合其形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。
2.歸檔范圍
(1)黨群工作方面：黨務(wù)、工會、共青團(tuán)、協(xié)會工作的各種文件材料等(含縮微膠片、照片、錄音、錄像和計算機(jī)磁帶、光盤、證書、獎杯、錦旗，下同)。
(2)行政管理方面：行政事務(wù)、保衛(wèi)、監(jiān)察、審計、外事工作等形成的文件材料。
(3)經(jīng)營銷售方面：有關(guān)礦經(jīng)營決策和礦經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，計劃工作、統(tǒng)計工作、財務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理、信息管理等工作中形成的各種文件材料。
(4)生產(chǎn)技術(shù)管理方面：煤礦生產(chǎn)安全、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化、自然災(zāi)害預(yù)防、采煤新方法、新技術(shù)和推廣應(yīng)用及環(huán)保、計量等方面的文件材料。
(5)地質(zhì)、測量方面：煤田地質(zhì)勘探、生產(chǎn)礦井地質(zhì)、水文地質(zhì)、建筑工程地質(zhì)、儲量平衡表、測量等方面的文件材料。
(6)機(jī)電運輸、設(shè)備儀器方面：設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報廢文件材料，運輸線路、提升系統(tǒng)及通風(fēng)、壓風(fēng)、給排水等方面文件材料。
(7)勞動工資方面：定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。
(8)財務(wù)管理方面：有關(guān)財務(wù)管理中的各種會計帳簿、報表、憑證和文件等，按《會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。
(9)教育培訓(xùn)方面：干部職工教育和技術(shù)培訓(xùn)文件、教材等。
(10)科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(11)其他方面的文件材料。
3.歸檔時間
(1)產(chǎn)品試制、課題研究，在任務(wù)完成后一至兩個月內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材材料收集整理，由項目負(fù)責(zé)人審定簽字后，提交檔案室歸檔。
(2)礦井大型技術(shù)資料和曬制的各類圖紙(包括修改及竣工圖紙)，必須在提交施工前，送檔案室歸檔，歸檔資料不得少于2份。
(3)各項管理工作中形成的文件材料，在下一年第一季度內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料匯總，由各單位負(fù)責(zé)人審定簽字后，向檔案室歸檔。
4.新購買的重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項目的文件材料到貨時，經(jīng)辦單位和負(fù)責(zé)人必須通知檔案部門參加設(shè)備儀器和文件材料的開箱驗收，并及時歸檔。
5.工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時提交檔案室歸檔。
(二)檔案借閱
1.本礦管理人員(含隊干及技術(shù)人員)借閱檔案資料時，須繳抵押金，每份文件(或圖紙、圖書)交押金100元，超過約定歸還時間，需續(xù)借時須告知檔案管理人員，否則扣除押金。
2.外單位人員借閱，須持有效證件和有關(guān)部門介紹，經(jīng)分管礦領(lǐng)導(dǎo)簽字后，每份文件(或圖紙、圖書)交押金500元，并限期歸還，否則扣除押金，并追究介紹部門及介紹人的責(zé)任。
3.檔案室資料如僅有一份，只準(zhǔn)在檔案室查閱，不得外借。
4.礦內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案應(yīng)持財務(wù)科介紹信，說明用途，到檔案室進(jìn)行查閱，查閱時嚴(yán)格執(zhí)行《會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)，并做好現(xiàn)場監(jiān)督工作。外單位人員查閱時(包括復(fù)制或借出)須持財務(wù)科介紹信，說明用途，經(jīng)分管礦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財務(wù)人員陪同，到檔案室辦理閱覽或借閱手續(xù)。
5.其他要求
(1)借閱期間丟失圖紙資料、文件的，每份罰款200元;丟失圖書者，以2倍于所丟圖書的價格罰款。檔案材料借閱人故意或因保管不善造成泄密的，視情節(jié)和造成的損失大小，給予至少200元的罰款，同時還可給予相應(yīng)的行政處分，觸犯法律的將依法追究責(zé)任。
(2)閱覽或借閱檔案資料(圖書)人員，不得轉(zhuǎn)借、涂改、翻印、毀壞檔案資料，因違反規(guī)定給礦造成損失的，按《中華人民共和國檔案法》追究法律責(zé)任。
(三)檔案保密
1.借閱人在檔案室查閱檔案時，檔案管理員必須在現(xiàn)場監(jiān)看。借閱人不得超審批范圍查閱。
2.檔案借閱人必須妥善保管所借檔案資料，嚴(yán)格按照審批范圍閱覽，不得轉(zhuǎn)借他人和其它單位。
3.未經(jīng)允許不得擅自復(fù)印和復(fù)制。
4.借出的檔案資料必須按批準(zhǔn)時間歸還。
5.其他要求
(1)違反以上保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予責(zé)任人至少100元的罰款;丟失檔案資料者，從重處罰。與他人和其它單位串通竊取礦機(jī)密、給礦造成損失的，除對責(zé)任人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰和行政處罰外，還可依情節(jié)追究其法律責(zé)任。
(2)職工辦理退休、調(diào)動手續(xù)時，必須歸還所有借閱資料。未能出具檔案室清還檔案資料證明的，人勞科不予辦理調(diào)動手續(xù)。
四、信息傳遞
(一) 本標(biāo)準(zhǔn)本標(biāo)準(zhǔn)輸入信息
礦業(yè)務(wù)科室需歸檔的所有資料。
(二) 本標(biāo)準(zhǔn)本標(biāo)準(zhǔn)輸出信息
檔案管理簡報;檔案研發(fā)利用情況說明;檔案庫存情況說明。
